Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerberinnen und Bewerbern

Sehr geehrte Bewerberinnen, sehr geehrte Bewerber,

im Zuge des Bewerbungsprozesses teilen Sie uns möglicherweise sehr persönliche Informationen über sich mit. Wir möchten Sie mit diesem Schreiben darüber informieren, zu welchen Zwecken wir Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Sie im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

NORDFROST GmbH & Co. KG
Nordfrost-Ring 1
26419 Schortens
vertreten durch die Geschäftsführung
Telefon:  +49 4461 8902-0
E-Mail-Adresse: info@nordfrost.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

NORDFROST GmbH & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
Nordfrost-Ring 1
26419 Schortens
Telefon +49 4461 8902-0
Telefax +49 4461 8902-54
E-Mail: datenschutzbeauftragter@nordfrost.de

Sie haben das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Dieser ist hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Ihre Daten erheben wir primär im direkten Kontakt mit Ihnen. Möglicherweise haben wir Ihre Daten jedoch auch von der Agentur für Arbeit oder Jobbörsen  erhalten, wenn Sie diesen Weg der Kontaktaufnahme gewählt haben.  Darüber hinaus und soweit es für die Beurteilung Ihrer Bewerbung erforderlich ist, verarbeiten wir ggf. von anderen Stellen oder von sonstigen Dritten oder öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise erhaltene Daten zu folgenden Zwecken:

Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b 2. Alt. DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der vorvertraglichen Maßnahme zu folgenden Zwecken:

• Prüfung und Beurteilung Ihrer Geeignetheit für die zu besetzende Stelle,
• Durchführung von Bewerbungsgesprächen (ggf. auch digital)
• Leistungs- und Verhaltensbewertung im gesetzlich zulässigen Umfang,
• Nachweisbarkeit von Transaktionen,
• Reise- und Veranstaltungsmanagement, Reisebuchung und Reisekostenabrechnung, Berechtigungs- und Ausweisverwaltung,
• Kostenerfassung und Controlling,
• vertragsbezogene Kommunikation (einschließlich Terminvereinbarungen) mit Ihnen
• ggf. Erstellung des Arbeitsvertrages

Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten besteht nicht. Ohne Ihre Daten können wir Sie jedoch nicht bei unserem internen Auswahlverfahren für einen möglichen späteren Vertragsschluss berücksichtigen. 

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, ggf. in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit a DSGVO)

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten nur dann, wenn Sie uns zuvor eine Einwilligung erteilt haben. 

Eine Einwilligung können Sie für folgende Zwecke erteilen:

• Einholung von Referenzen bei früheren Arbeitgebern,
• Einwilligung zur längeren Speicherung Ihrer Bewerbung in einem Bewerberpool für spätere Vakanzen
• Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Bewerbung an Dritte (z.B. Geschäftspartner)
• Einwilligung zur Aufzeichnung von digitalen Auswahlgesprächen
• Abonnement von Stellenanzeigen „Job-Abo“ als E-Mail-Newsletter

Eine Einwilligung zur Datenverarbeitung ist freiwillig und wir holen uns diese gesondert bei Ihnen ein. Sie können frei entscheiden, ob Sie zustimmen oder nicht. Wenn Sie anfangs zustimmen, können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bis zum Zeitpunkt des Widerrufes bleibt die Verarbeitung jedoch rechtmäßig, wenn Sie zuvor eine Einwilligung erteilt haben.  

Sofern Sie nicht zustimmen oder später widerrufen, entstehen Ihnen keine Nachteile bei dem Auswahlverfahren. 

Einen möglichen Widerruf richten Sie bitte an: bewerbungen@nordfrost.de

Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen Rechtsvorschrift)

Im Zuge des Bewerbungsverfahrens unterliegen wir ggf. rechtlichen Verpflichtungen, die uns zur Weitergabe der Daten verpflichten.

Im Einzelnen sind folgende Pflichten hiervon betroffen:

• Einbindung Betriebsrat bei Einstellung (§ 99 (1) BetrVG)
• Prüfung der Stellenbesetzung durch schwerbehinderte Menschen (§164 (1) SGB IX)
• Unterrichtungspflicht der Schwerbehindertenvertretung (§ 164 (1) S. 3 SGB IX)
  
  

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)

Unsere berechtigten Interessen zur Datenverarbeitung können beispielsweise sein:

• Betrugsprävention;
• Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;
• Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen;
• Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten – ggf. Weitergabe an für uns tätige Rechtsvertreter
• Sicherung eines einheitlichen Bewerbermanagements und einheitlicher Qualitätsstandards innerhalb unseres Unternehmens
• interne Verwaltungszwecke, insbesondere der Austausch innerhalb des Unternehmens
• Teilen von Jobangeboten mit Mitgliedern in sozialen Netzwerken oder mit Bekannten
  

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte.

Auftragsverarbeitung

Für die effiziente Durchführung von Bewerbungsverfahren nutzen wir ein Bewerbermanagement-System der softgarden E-Recruiting GmbH, Tauentzienstr. 14, 10789 Berlin (Kontakt: datenschutz@softgarden.de), die das Bewerbermanagement als Auftragsverarbeiter i. S. d. Art. 4 Nr. 8 DSGVO betreibt. Mit dem Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen, der die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicherstellt. Für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte sowie die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens bleiben wir Ihr erster Ansprechpartner. Sie können sich unter den oben gemachten Angaben des Verantwortlichen direkt an uns oder, soweit angegeben, vertraulich an den Datenschutzbeauftragten wenden.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften zweckbezogen an folgende Empfänger weitergeleitet:

• zuständige Abteilungs- oder Bereichsleiter
• Betriebsrat
• Dienstleister, die unseren Weisungen unterliegen (Auftragsverarbeiter). Wir haben Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen (gem. Art. 28 DSGVO):
  • Anbieter von Softwareanwendungen
  • Datenvernichtungsunternehmen
  • IT-Dienstleister zur Wartung und Sicherheit unserer IT-Systeme 
    

Wenn Sie sich über eine Jobbörse (z.B. Hellowork, Stepstone) bei uns bewerben, werden die von Ihnen übermittelten Daten automatisch in unser Recruiting-System übertragen.

Bei einigen dieser Jobbörsen haben Sie die Möglichkeit, den Status Ihrer Bewerbung in Ihrem Account bei der jeweiligen Jobbörse nachzuverfolgen. Dazu übermittelt unser Dienstleister, die softgarden e-recruiting GmbH, den Status Ihrer Bewerbung (Erhalt, Bearbeitung der Bewerbung, Absage) in unserem Auftrag an die Jobbörse. Die Übermittlungsanzeige des Status in Ihrem Account bei der Jobbörse erfolgt dabei mit einer zeitlichen Verzögerung (bis zu vier Wochen), damit wir Sie vorher persönlich über den Status der Bewerbung informieren können.

Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses).

Weitere Informationen über die Datenverarbeitung finden Sie in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Jobbörse, über die Sie sich beworben haben.

Übermittlung in Drittland

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sog. Drittland) erfolgt nicht und ist nicht beabsichtigt. 

Speicherdauer und Datenlöschung

Im Falle einer Absage speichern wir die für die Bewerbung erhobenen Daten bis zum Ablauf der Frist von 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Nach Ablauf dieser Frist, werden die für die Bewerbung erhobenen Daten gelöscht bzw. wenn ein Löschen nicht möglich ist, werden sie gesperrt. Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung der personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach 18 Monaten gelöscht. Sollte der Kontakt zu uns über eine Agentur oder Berater erfolgt sein, speichern wir Ihre Stammdaten bis zum Vertragsablauf mit dem Vermittler zur Prüfung von Provisionsansprüchen. Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt und zur Erstellung des Arbeitsvertrages genutzt.

Automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Mit Ihren Daten erfolgt keine automatische Entscheidungsfindung und kein Profiling.

Wir haben nicht die Absicht, von Ihnen erhobene personenbezogene Daten für ein Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) zu verwenden.

Nutzung des Portals

Bewerbungsprozess

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können Sie nach Konfiguration von Benutzernamen und Passwort einen Account im Bewerberportal einrichten und verwalten. Sie können über die Einzelbewerbung hinaus weitere Optionen im softgarden-Bewerbermanagementsystem nutzen und Ihre individuellen Einstellungen vornehmen (z. B. die Aufnahme in einen Talentpool).

Feedback Modul

Begleitend zu Ihrer Bewerbung können wir Sie nach einem Interview sowie 3 Monate nach Ihrer Einstellung um die Abgabe Ihres Feedbacks bitten. Wir senden Ihnen dazu einen Einladungslink, der Sie in das Rating-System zur Abgabe des Feedbacks führt. Zweck der Verarbeitung ist die Weiterentwicklung und Optimierung unserer Recruiting- und Bewerbungsprozesse sowie des Unternehmensimage.

Das Feedback selbst wird anonymisiert in der Datenbank hinterlegt. Ein Personenbezug wird nicht hergestellt. Neben einer Sterne-Bewertung einzelner Fragen haben Sie hier die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Wir bitten Sie ausdrücklich, keine personenbezogenen Daten im Kommentar zu hinterlassen. Die so erhobenen Informationen können zusammen mit Ihrem Feedback auf unserer Bewertungsseite angezeigt oder zu externen Partnern übermittelt werden.

Die Teilnahme ist rein freiwillig und erfolgt nur mit Ihrem Einverständnis, ohne das die Abgabe des Feedbacks nicht möglich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Teilen-Funktion (Social Sharing)

Es besteht die Möglichkeit, die Jobanzeigen auf verschiedenen sozialen Netzwerken zu teilen. Dafür werden pro Netzwerk unterschiedliche Buttons angeboten. Nach dem Klick auf einen dieser Buttons werden Sie auf die jeweiligen Netzwerke verwiesen und gelangen dort auf deren Anmeldeseiten. Diese Buttons stellen keine Plug-Ins dar und übertragen keine personenbezogenen Daten direkt an die Betreiber der sozialen Netzwerke.

Derzeit können die Stellenanzeigen auf folgenden Sozialen Netzwerken geteilt werden:

• Facebook ( https://de-de.facebook.com/privacy/explanation)
• Instagram (Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388)
• Xing (https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung)
• Whatsapp (https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy)
  

Unter den angegebenen Links können Sie erfahren, wie die genannten Sozialen Netzwerke Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Sozialen Netzwerke.

Talentpool

Im Rahmen Ihrer Bewerbung oder über die Schaltfläche „In Kontakt treten“ haben Sie die Möglichkeit, sich für unseren Talentpool zu empfehlen. Die Verarbeitung ist erforderlich, um automatisiert für weitere Stellenausschreibungen, mithin für ähnliche oder anderweitig passende Positionen berücksichtigt werden zu können.

Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt auf rein freiwilliger Basis mit Ihrem Einverständnis sowie durch die Nutzung eines Opt-In Links. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Weiterhin werden wir Sie nach 18 Monaten anschreiben, ob Sie noch Teil des Talentpools sein möchten.

Website-Sicherheit

softgarden nutzt den Service des ISO 27001 zertifizierten Anbieters Cloudflare Inc., 101 Townsend St, San Francisco, USA bzw. der Tochtergesellschaft Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, c/o Mindspace, 80331 München Deutschland („Cloudflare“), um die Sicherheit der Plattform, insbesondere zum Schutz vor DDoS-Angriffen, zu erhöhen und die Auslieferungsgeschwindigkeit zu verbessern. Cloudflare bietet ein Netzwerk aus Servern, das in der Lage ist, optimiert Inhalte an den Endnutzer auszuliefern und virenbelasteten Traffic abzufangen.

Die von Cloudflare bereitgestellten Dienste enthalten das Produkt „Data Localisation Suite“ mit den Komponenten „Regional Services“ und „Metadata Boundary for Customers“. Beide Komponenten stellen sicher, dass die Übertragung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Plattform ausschließlich innerhalb der EU erfolgt.

Die „Regionalen Dienste“ stellen sicher, dass der Kunden-Content-Traffic, in diesem Fall der Endkunden-Traffic, sicher an Cloudflare-PoPs innerhalb der von softgarden ausgewählten Region übertragen wird und innerhalb eines Point of Presence (PoP) in dieser definierten Region geprüft wird.

softgarden hat Deutschland als ausgewählte Region gewählt, daher wird der gesamte Datenverkehr ausschließlich auf Servern in Deutschland geprüft. Metadata Boundary stellt sicher, dass Cloudflare keine Kundenprotokolle, die aus den genutzten Services stammen, außerhalb der Europäischen Union überträgt.

Die von Cloudflare verarbeiteten personenbezogene Daten umfassen alle von Kunden und Bewerbern übermittelten Inhalte, das heißt über die IP-Adresse hinaus alle Dateien (Bewerbungsunterlagen) und Multimedia-Bilder, Grafiken, Audio oder Video, sowie jede Interaktion ihres Browsers mit dem softgarden System.

Ihre personenbezogenen Daten werden von Cloudflare so lange gespeichert, wie es für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist, in der Regel 124 Kalendertage. Weitere Informationen zu Cloudflare finden Sie unter: Cloudflare DPA

Ihre Rechte als betroffene Person

Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung die folgenden Rechte:

• Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).
  

Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung, dann haben Sie das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der erteilten Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Gesonderte Information über das Widerspruchsrecht bei der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis des berechtigten Interesses: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund unserer berechtigten Interessen oder eines Dritten (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an: datenschutzbeauftragter@nordfrost.de

Daneben haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 (0511) 120 45 00
Telefax: +49 (0511) 120 45 99
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de